Ein CRM, das mitarbeitet - und dem Vertrieb 25 Stunden pro Woche zurückgibt.
Wie wir ein Open-Source-CRM an unsere Arbeitsweise angepasst haben und ein KI-Agent unser Team von fünf Personen seitdem unterstützt: Daten pflegen, Kontakte recherchieren, Potenzial erkennen, E-Mails vorbereiten. Entscheiden und senden bleibt beim Menschen.
2 Min. Lesezeit
Was passiert, wenn ein KI-Agent im CRM nicht nur Daten sammelt, sondern zeigt, wo das nächste Geschäft liegt?
Das Briefing steht, bevor das Gespräch beginnt
Fünf Personen im Vertrieb, ein Agent im CRM: Er hält die Datensätze vollständig, recherchiert neue Kontakte, meldet, wo sich etwas bewegt, und legt den E-Mail-Entwurf bereit. Ein Mensch prüft, ergänzt und schickt ab.
Die Ausgangslage
Jedes CRM lebt von gepflegten Daten - und genau daran scheitern die meisten. Kontakte bleiben unvollständig, vor jedem Gespräch beginnt die Recherche von vorn, und wer neu ins Team kommt, braucht Wochen, um den Stand zu kennen. Wir wollten kein Lizenzpaket mit hundert Funktionen, sondern ein CRM, das zu unserer Arbeit passt und das wir selbst weiterentwickeln können. Also haben wir ein Open-Source-CRM als Basis genommen.
Was gebaut wurde
Datenmodell, Pipelines und Ansichten haben wir auf das reduziert, was wir brauchen: Unternehmen, Ansprechpartner, Vorhaben, nächste Schritte. Dann kam der Agent. Er vervollständigt Datensätze, recherchiert neue Kontakte aus öffentlichen Quellen, erkennt Bewegungen bei bestehenden Kontakten - ein Wechsel in der Geschäftsführung, eine neue Niederlassung, eine Ausschreibung - und bereitet Briefing und E-Mail-Entwurf vor. Eine Grenze bleibt: Senden und entscheiden tun Menschen. Jede Aktion des Agenten ist im CRM nachvollziehbar.
Der Agent schreibt den Entwurf. Ob er rausgeht, entscheidet ein Mensch - und der hat dafür jetzt Zeit.
Was es dem Vertrieb bringt
- Gesprächsvorbereitung in fünf Minuten statt einer halben Stunde.
- Der Agent zeigt, wo Potenzial liegt - das Team ruft die richtigen Kontakte zuerst an.
- E-Mail-Entwürfe liegen bereit, Angebote gehen am selben Tag raus.
- Datensätze bleiben vollständig, ohne dass jemand Pflegezeit einplant.
- Neue Kolleginnen und Kollegen sind in Tagen im Bild, nicht in Wochen.
Die Rechnung: 25 Stunden pro Woche
Fünf Personen haben vorher je rund sechs Stunden pro Woche mit Recherche, Datenpflege und dem Aufsetzen von E-Mails verbracht. Heute ist es rund eine Stunde: prüfen, ergänzen, senden. Fünf Stunden je Person, 25 Stunden pro Woche - mehr als eine halbe Vollzeitkraft, die wieder verkauft statt sucht (Erfahrungswerte aus unserem eigenen Betrieb).
Bei 35 Euro je Stunde sind das rund 40.000 Euro im Jahr. Anpassung und Agent kosten zu Marktpreisen etwa 30.000 Euro (Annahme) - amortisiert nach rund neun Monaten. Der eigentliche Effekt steht nicht in der Rechnung: mehr Gespräche mit den richtigen Kontakten.
Wie es weiterging
Das Setup ist dasselbe, das wir Kunden anbieten: ein bestehendes System, ein Agent mit klaren Grenzen, Verantwortung bei Menschen. Und weil wir es selbst jeden Tag benutzen, wissen wir, wo es hakt, bevor ein Kunde es merkt.
- im Vertrieb, ein Agent im CRM
- 5 Personen
- pro Woche gewonnen (Erfahrungswert)
- 25 Stunden
- Gesprächsvorbereitung statt einer halben Stunde
- 5 Minuten
- bis zur Amortisation (Modellrechnung)
- 9 Monate
Wo bleibt bei Ihnen Geld liegen?
Ein erstes Gespräch ist kostenlos und unverbindlich. Wir hören zu, bevor wir Lösungen vorschlagen.
- AdresseHexa Logic UG (haftungsbeschränkt) Albin-Köbis-Str. 12 51147 Köln
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