Vom Papierlaufzettel zum digitalen Nachweis - in zwei Monaten auditfähig.
Wie ein Zulieferer mit drei Standorten seine Prüfdokumentation aus einer Excel-Tabelle mit vierzig Blättern in ein System überführt hat, das das Audit ohne Abweichung bestand - und seitdem eine Vollzeitkraft für andere Aufgaben frei macht.
Veröffentlicht 14. Januar 2026 · 2 Min. Lesezeit
Wie lange dauert es wirklich, eine gewachsene Excel-Landschaft abzulösen - und was bringt es?
Nachweise in Minuten statt Tagen
Drei Standorte, elf Prüfpläne und eine Tabelle, die niemand mehr anfassen wollte. Am Ende stand ein System, das die Prüfung selbst dokumentiert, ein bestandenes Audit - und ein Team, das es ohne uns weiterentwickelt.
Die Ausgangslage
Die Prüfdokumentation lag in einer über Jahre gewachsenen Tabelle mit rund vierzig Blättern. Sie funktionierte - solange die eine Kollegin da war, die sie gebaut hatte. Für ein anstehendes Kundenaudit war das kein tragfähiger Zustand: Nachweise ließen sich nur manuell zusammensuchen, und niemand konnte garantieren, dass eine Formel nicht still das Falsche rechnete.
Was gebaut wurde
Zwei Wochen haben wir zugesehen und mitgeschrieben, statt Anforderungen abzufragen. Dabei zeigte sich: Im Kern gibt es vier Dinge - Prüfplan, Prüfung, Abweichung, Maßnahme. Die vierzig Tabellenblätter waren Sichten darauf. Die eigentliche Arbeit steckte in den Freigaberegeln, und genau dort haben wir die meiste Zeit investiert. Nach zwei Monaten war das System an allen drei Standorten im Regelbetrieb.
Die Hälfte der Anforderungen verschwand, sobald wir das Datenmodell auf dem Tisch hatten.
Was der Kunde davon hat
- Das Audit wurde ohne Abweichung bestanden - Nachweise auf Knopfdruck statt nach Tagen Sucharbeit.
- Prüfer dokumentieren am Standort direkt im System, kein Abtippen mehr.
- Das Wissen hängt nicht mehr an einer Person und einer Tabelle.
- Ein vierter Standort lässt sich anschließen, ohne neue Lizenzen.
- Das interne Team entwickelt weiter, wir begleiten auf Abruf.
Die Rechnung: eine Vollzeitkraft frei
Zwölf Personen an drei Standorten haben vorher dokumentiert, gesucht und nachgefragt - im Schnitt 3,5 Stunden je Person und Woche, die seit der Umstellung wegfallen (Annahme aus der Prozessaufnahme). Das sind 42 Stunden pro Woche, eine ganze Vollzeitkraft, die wieder für Kunden und Produktion frei ist.
Bei 35 Euro je Stunde sind das rund 67.600 Euro im Jahr. Die Investition liegt bei dieser Größe im Bereich eines Prozesses, etwa 40.000 Euro (Annahme aus dem Preismodell) - amortisiert nach rund sieben Monaten. Die Audit-Vorbereitung, vorher zwei Wochen Sucharbeit, ist heute ein Nachmittag.
Wie es weiterging
Die Weiterentwicklung liegt seit dem zweiten Quartal beim internen Team. Wir begleiten es als Sparringspartner - auf Abruf, nicht als Dauerabhängigkeit.
- bis zum Regelbetrieb an drei Standorten
- 2 Monate
- Abweichungen im Audit
- 0
- pro Woche gewonnen (Modellrechnung)
- 42 Stunden
- bis zur Amortisation (Modellrechnung)
- 7 Monate
Wo bleibt bei Ihnen Geld liegen?
Ein erstes Gespräch ist kostenlos und unverbindlich. Wir hören zu, bevor wir Lösungen vorschlagen.
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