Zeiterfassung und Abrechnung für vier Abteilungen - in sechs Wochen im Einsatz.

Die Ausgangslage

Vier Abteilungen erfassten ihre Zeiten auf vier Arten, externe Partnerfirmen schickten Stundenzettel per E-Mail, und die Abrechnung war am Monatsende ein Wochenprojekt. Niemand konnte auf Anhieb sagen, welches Team ausgelastet ist und welches Projekt Geld verliert. Standardsoftware hätte das gelöst - mit einer Lizenz für jeden Nutzer, auch für jeden externen, und mit 70 Prozent Passgenauigkeit.

Was gebaut wurde

Ein eigenes System für Zeiterfassung, Freigaben, Rechnungen und Auswertung: Ein-Klick-Timer und Wochenraster, Freigabe-Workflows für Stundenzettel und Urlaub, Rechnungen direkt aus den nicht abgerechneten Stunden, Auslastung je Team und Projekt auf einen Blick. Externe Firmen erfassen im selben System, in fünf Sprachen, mit Anmeldung über ihre Firmenkonten. Spezifiziert, mit KI-Agenten gebaut, geprüft - nach sechs Wochen im Einsatz, skalierbar und wartbar.

Sechs Wochen bis zum Einsatz. Und seitdem sieht die Geschäftsführung jeden Morgen, wo die Stunden hingehen.

Was das Unternehmen davon hat

• Rechnungen entstehen aus den Stunden per Klick statt am Monatsende von Hand.
• Die Auslastung jedes Teams ist jeden Tag sichtbar, nicht erst im Quartalsbericht. Die Geschäftsführung sieht, wer wo gearbeitet hat und ob es sich rechnet.
• Externe Firmen arbeiten im selben System - ohne Lizenz je Nutzer.
• Neue Abteilungen und neue Partner kommen dazu, ohne dass die Kosten mitwachsen.
• Das System gehört dem Unternehmen; Wartung und Ausbau laufen mit festem Ansprechpartner.

Die Rechnung: Lizenzen und Zeit

Lizenzen: Rund 100 Nutzerkonten - 40 intern, der Rest bei Partnerfirmen - hätten bei Standardsoftware für Zeiterfassung und Abrechnung etwa 25 Euro je Nutzer und Monat gekostet (Annahme, üblich sind 15 bis 40 Euro). Das sind 30.000 Euro im Jahr, mit jedem Nutzer mehr.

Zeit: Abrechnung und Auswertung banden vorher rund 24 Stunden pro Woche (Annahme: drei Personen, je acht Stunden). Bei 35 Euro je Stunde sind das gut 38.000 Euro im Jahr.

Zusammen rund 69.000 Euro im Jahr - bei einer einmaligen Investition von etwa 80.000 Euro. Amortisation nach 14 Monaten, danach jedes Jahr 69.000 Euro, über fünf Jahre rund 340.000 Euro.

Wie es weiterging

Seit Mai 2026 läuft das System im Regelbetrieb. Neue Funktionen durchlaufen denselben Weg wie die ersten: Prozess beschreiben, bauen lassen, prüfen, freigeben. Der Kunde bleibt auf eigenen Wunsch ungenannt.